การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ

[clair_dé_luné]

การเขียนจดหมายภาษาอังกฤษ โดยปกติอาจแบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท

1.จดหมายติดต่อระหว่างบุคคล จดหมายส่วนตัว จดหมาย เชิญ 

2.จดหมายธุรกิจ ซึ่งใช้ติดต่อระหว่างบุคคลกับสำนักงานธุรกิจ หรือระหว่างสำนักงานธุรกิจด้วยกัน สำหรับในเอกสารนี้จะให้รายละเอียดเฉพาะจดหมายส่วนตัวเท่านั้น ซึ่งเป็นจดหมายที่นักเรียนคุ้นเคย และอาจนำไปใช้ประโยชน์ได้มากกว่า

การเขียนจดหมายในภาษาอังกฤษ

1. Heading (หัวจดหมายภาษาอังกฤษ) หัวจดหมายคือที่อยู่ของผู้เขียนจดหมาย และวันที่ที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนไว้บนมุมด้านขวาหรือซ้ายของจดหมายก็ได้

2. Inside Address (ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษ) ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษ ซึ่งเขียนหรือพิมพ์ไว้ทางด้านซ้ายบน ถัดจากหัวจดหมายลงมาจะปรากฏเฉพาะในจดหมายธุรกิจเท่านั้น สำหรับรูปแบบการเขียนเหมือนกับหัวจดหมาย

3. Solution (คำขึ้นต้นจดหมายภาษาอังกฤษ) คำขึ้นต้นจดหมายในภาษาอังกฤษ เปรียบเสมือนคำทักทายเพื่อเริ่มต้นจดหมาย ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ริมซ้ายของกระดาษด้านบนต่อจากหัวจดหมาย สำหรับจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล และต่อจากชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย สำหรับจดหมายธุรกิจ คำขึ้นต้นจดหมายอาจเขียนได้หลายแบบ ขึ้นอยู่กับบุคคลที่เราเขียนถึงว่ามีความสัมพันธ์กับผู้เขียนอย่างไร

คำขึ้นต้นสำหรับญาติผู้ใหญ่

My dear….., เช่น

My dear grandmother, (คุณย่า, คุณยาย)

My dear mother, (คุณแม่)

My dear father, (คุณพ่อ)

My dear uncle, (คุณลุง)

คำขึ้นต้นสำหรับญาติที่อายุอ่อนกว่า

Dear…………,

My dear……………..,

My dearest……………..,

เช่น

My dearest son, (ลูก)

My dear Jim, (ระบุชื่อคน)

คำขึ้นต้นสำหรับญาติ, เพื่อน, ผู้รู้จัก ซึ่งมีวัยใกล้เคียงกัน

Dear………… ,

My dear…………….., 

นิยมระบุชื่อ เช่นDear Anusorn,Dear friend, (เพื่อน)

คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลโดยทั่ว ๆ ไป 

ที่ทราบชื่อแต่ไม่รู้จักกันอย่างสนิท 

ถ้าเป็นชาวต่างชาติจะต้องระบุคำนำหน้าชื่อพร้อมนามสกุล 

แต่ถ้าเป็นคนไทยอาจระบุชื่อแทนนามสกุลก็ได้ เช่น

Dear………

Dear Dr.Penpan,

Dear Ms.Nataree,

Dear Mr.Tomsan

คำขึ้นต้นสำหรับผู้ใหญ่ที่รู้จัก นับถือ 

Dear…………,

Dear Sir, (ใช้สำหรับผู้ชาย)

Dear Madam, (ใช้สำหรับผู้หญิง)

Dear teacher, (ใช้สำหรับคุณครู)

Dear Mistress, (ใช้สำหรับนายผู้หญิง)

คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่พิเศษ

Your Excellency, (ท่านทูต, ท่านรัฐมนตรี)

Dear lady, Your Excellency, (ท่านภริยาทูต, ท่านรัฐมนตรี)

Dear Mr. President, (ท่านประธานาธิบดี)

Your Majesty,May it please your Majesty,Sir, Dear Mr. Speaker, (ท่านประธานสภาผู้แทนราษฎร)

คำขึ้นต้นจดหมายธุรกิจ 

Dear Sir , 

Sir , 

Gentleman , 

Dear………., (กรณีรู้จักชื่อ)

Body of letter (ตัวจดหมายภาษาอังกฤษ)

ตัวจดหมาย คือ ข้อความของจดหมายซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย เนื่องจากเป็นการสื่อสารให้ทราบถึงความต้องการ โดยข้อความในจดหมายนั้นปกติจะแบ่งเป็น 3 ส่วน ดังนี้

ส่วนที่ 1 ความนำ แสดงการแนะนำตัวหรือบอกสาเหตุ

ส่วนที่ 2 เนื้อความ บอกวัตถุประสงค์

ส่วนที่ 3 สรุป เขียนสรุปเรื่องหรือความมุ่งหวังในอนาคต

Complimentary Close (คำลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ) 

เมื่อทำการเขียนจดหมายจบแล้ว เราต้องมีการเขียนคำลงท้ายด้วย

ซึ่งมีการเขียนอยู่หลายแบบขึ้นอยู่กับผู้รับจดหมายนั้นเป็นใคร

ส่วนใหญ่ที่นิยมกัน คือ

Yours sincerely, Sincerely yours, Sincerely, = ด้วยความจริงใจ

With love,With much love,Love, = ด้วยความรัก

Signature (การลงนามจดหมายภาษาอังกฤษ) 

การ ลงนามของผู้เขียนจดหมาย แสดงให้รู้ว่าใครเป็นผู้เขียนจดหมายนั้น ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัว อาจเขียนชื่อหรือทั้งชื่อและนามสกุลในลักษณะหวัด หรือหวัดแกมบรรจง หรืออาจเป็นลายเซ็น (สำหรับบุคคลที่คุ้นเคยมาก ๆ) แต่สำหรับจดหมายธุรกิจนั้น ถัดจากคำลงท้ายจะเป็นลายเซ็น ถัดลงมาจะเป็นชื่อนามสกุลตัวบรรจง ถัดจากชื่ออาจเป็นตำแหน่ง

Outside address (การจ่าหน้าซองจดหมายภาษาอังกฤษ)

การจ่าหน้าซองจดหมายคือการเขียนที่อยู่ของผู้รับ (outside address) ซึ่งอาจเขียนได้ 2 แบบ คือ แบบขั้นบันได (Step) ซึ่งย่อเข้ามาทีละบรรทัด กับแบบบล็อก (Block)