เช็กก่อนส่ง! 7 เรื่องต้องรู้ก่อนส่งอีเมล

Spoil 

  • ส่งอีเมลทุกครั้งอย่าลืมใส่หัวข้อ!
  • แนะนำตัวทุกครั้งที่ส่งอีเมลทำให้ดูสุภาพและมีมารยาท
  • ชื่ออีเมลเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม

 ในช่วงสถานการณ์การแพร่ระบาดในขณะนี้ เพื่อนๆ ชาว Dek-D หลายคนคงต้องปรับเปลี่ยนตัวเองมาเรียนหรือทำงานกันแบบออนไลน์ ลักษณะการเรียน การทำงานต่างๆ ก็ต้องปรับเปลี่ยนรูปแบบเป็นออนไลน์ไปด้วย วิธีการส่งงานหรือการสื่อสารติดต่อต่างๆ ยอดฮิตก็คงหนีไม่พ้นการใช้ “อีเมล (E-mail)” นั่นเอง หลายๆ คนอาจละเลยความสำคัญในการส่งอีเมลไป คิดแค่ว่าส่งงานไปถือมือผู้รับก็เพียงพอแล้ว แต่! รู้หรือไม่ว่าการส่งอีเมลให้ดีก็มีชัยไปกว่าครึ่งแล้วนะ!

ส่งอะไร อย่าลืมหัวข้อ! 

ไม่ว่าจะส่งอีเมลเพื่อส่งงานให้อาจารย์หรือส่งอีเมลเพื่อขอฝึกงาน สมัครงานอะไรก็ตาม อย่าลืมระบุหัวข้อในการส่งอีเมลครั้งนี้ให้ชัดเจน เพราะในวันหนึ่งวันอาจารย์หรือ HR ล้วนได้รับอีเมลต่างๆ เป็นจำนวนมาก การใส่หัวข้อในการส่งอีเมลจะทำให้ผู้รับสามารถคัดกรองอีเมลได้ง่ายขึ้น เช่น หากเราต้องการส่งการบ้านวิชาสังคม ชั้นมัธยม 4 แล้วเราระบุหัวข้อให้ชัดเจนก็จะทำให้อาจารย์คัดอีเมลของเราขึ้นมาเมื่อต้องการตรวจการบ้านวิชาสังคมชั้นมัธยม 4 ได้รวดเร็วและง่ายขึ้น!

ภาพจาก  Unsplash.com
ภาพจาก  Unsplash.com

แนะนำตัวทุกครั้ง

การแนะนำตัวในการส่งอีเมลเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะจะทำให้อาจารย์หรือพี่ๆ HR รู้ว่าเราคือใคร หากเราส่งแค่เอกสารหรือไฟล์ต่างๆ แนบไปในอีเมลอย่างเดียวก็อาจทำให้ผู้รับอีเมลเกิดความงุนงงว่าเราเป็นใคร การแนะนำตัวเป็นพื้นฐานของมารยาทและความสุภาพนะคะ! 

บอกเนื้อหาอีเมลที่ส่งมาสักหน่อย

ไม่ว่าจะเป็นการสมัครงานหรือส่งงานหาอาจารย์ ถึงแม้ว่าเราจะส่งงานเหล่านั้นเป็นไฟล์และมีรายละเอียดต่างๆ ในไฟล์แล้ว เราก็ควรที่จะยังต้องเขียนบอกรายละเอียดแนบไปในอีเมลด้วยอยู่ดีนะคะ เพราะการเขียนรายละเอียดแนบไปเพื่อที่ผู้รับอีเมลของเราจะได้เข้าใจถึงความต้องการของเราได้ค่ะ อย่างเช่น การสมัครงานในตำแหน่งหนึ่ง แม้ว่าเราจะแนบพอร์ตโฟลิโอและเรซูเม่ไปแล้วก็ยังควรจะเขียนบอกรายละเอียดต่างๆ แนบไปด้วยเพื่อให้พี่ๆ HR สามารถเข้าใจได้ว่าเราสมัครงานในตำแหน่งอะไร จะได้พิจารณาการคัดเลือกได้ง่ายขึ้นนั่นเอง

ภาพจาก Freepik.com
ภาพจาก Freepik.com

ใช้ภาษาให้ถูกต้อง

การใช้ภาษาให้ถูกต้องก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญมากๆ ในการส่งอีเมลเลยค่ะ เมื่อเราจะส่งอีเมลควรตรวจทานให้ดีว่ามีการสะกดผิดตรงไหนหรือไม่ และระดับภาษาที่ใช้เหมาะสมกับผู้รับอีเมลของเราหรือเปล่า การใช้ภาษาและสะกดคำถูกต้องจะช่วยทำให้เราดูเป็นคนละเอียดรอบคอบด้วยนะ!

อย่าลืมคำลงท้ายอีเมล

พิมพ์ทุกอย่างมาดีหมดแล้ว จะมาตกม้าตายที่คำลงท้ายในอีเมลไม่ได้! เมื่อเราพิมพ์รายละเอียดทุกอย่าง แนบไฟล์ต่างๆ ที่ต้องการส่งเรียบร้อยแล้วก็อย่าลืมใส่คำลงท้ายอีเมลเพื่อเป็นการปิดท้ายอีเมลด้วยล่ะ การใช้คำลงท้ายอีเมลนั้นควรใช้ถ้อยคำที่สุภาพและใช้ให้เหมาะสมกับระดับของผู้รับ หากเป็นอาจารย์ก็ควรใช้คำสุภาพอย่าง “ขอแสดงความนับถือ” “ด้วยความเคารพอย่างสูง” แล้วจบด้วยการพิมพ์ชื่อจริงของเราลงท้ายไปด้วยเหมือนการเขียนจดหมายเลยค่ะ

ภาพจาก Unsplash.com
ภาพจาก Unsplash.com

 ชื่อที่อยู่อีเมลก็สำคัญนะ

สำหรับบางคนที่ต้องการสมัครงานหรือต้องการส่งอีเมลที่มีความเป็นทางการหน่อย ชื่อที่อยู่อีเมลของเราก็เป็นสิ่งสำคัญที่บ่งบอกถึงภาพลักษณ์ของเราได้นะ! หากเป็นอีเมลที่มีความเป็นทางการชื่ออีเมลของเราก็ไม่ควรจะดูหวานๆ ซ่าๆ มากเกินไป เช่น abcdzaaa@gmail.com แต่ควรจะตั้งชื่ออีเมลที่ดูมีความเป็นทางการ อาจจะใช้ชื่อจริงของเราก็ได้เพื่อให้อีเมลของเราดูมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น!

เวลาในการส่งอีเมลก็สำคัญ!

ไม่ว่าใครเมื่อถึงเวลาพักผ่อนก็คงไม่อยากถูกรบกวนด้วยเสียงแจ้งเตือนถี่ๆ ใช่ไหมคะ อาจารย์ที่เราต้องส่งงานด้วยก็เช่นกัน ดังนั้นหากเราจะส่งอีเมลจึงควรที่จะส่งในเวลาที่ไม่ดึกจนเกินไปและไม่ควรส่งอีเมลไปในเวลาที่เป็นเวลาพักผ่อนเพราะอาจทำให้ผู้รับอีเมลรู้สึกว่าถูกรบกวนได้ แต่ถ้าหากว่าเราไม่ว่างส่งในเวลานั้นๆ จริงๆ ก็สามารถตั้งเวลาส่งอีเมลอัตโนมัติได้นะคะ ทำแบบนี้ทั้งคนส่งอีเมลอย่างเราและคนรับอีเมลก็จะแฮปปี้ด้วยกันทั้งสองฝ่ายเลย!

ภาพจาก Unsplash.com
ภาพจาก Unsplash.com

และนี่ก็คือ 7 ข้อหลักของการส่งอีเมลที่เพื่อนๆ ชาว Dek-D ไม่ควรพลาด! เพราะการส่งอีเมลดีก็จะทำให้เราดูมีความน่าเชื่อถือและดูมีความเป็นระเบียบ เพื่อนๆ ชาว Dek-D คนไหนมีเทคนิคการเขียนอีเมลดีๆ อีกก็อย่าลืมมาแชร์ เล่าสู่ให้ฟังเรากันได้นะคะ!

พี่หมิง
พี่หมิง - Columnist คอลัมนิสต์

แสดงความคิดเห็น

ถูกเลือกโดยทีมงาน

ยอดถูกใจสูงสุด

0 ความคิดเห็น