เด็ก ม.6 สอบเข้ามหา’ลัย ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง ?

เด็ก ม.6 เตรียมให้พร้อม! "เอกสารสำคัญ" ที่ต้องใช้ยื่นสมัครมหาวิทยาลัย ในระบบ TCAS

สวัสดีค่ะ ช่วงนี้น้อง ๆ ม.6 หลายคนอาจจะกำลังมุ่งมั่นกับการอ่านหนังสือสอบอยู่ นอกจากเรื่องการเตรียมตัวสอบแล้ว อีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน นั่นก็คือ เอกสารยื่นสอบเข้ามหาวิทยาลัย เพราะปัจจุบันการสมัครคัดเลือกในระบบ TCAS จะเปิดรับสมัครผ่านช่องทางออนไลน์เป็นหลัก ดังนั้นพี่แป้งแนะนำว่าน้องๆ ควรเตรียมเอกสารเหล่านี้ไว้ล่วงหน้าก่อนวันสมัครจะดีที่สุด เพราะถ้าเตรียมไม่ครบอาจทำให้พลาดโอกาสได้

สำหรับน้อง ๆ คนไหนที่ยังไม่รู้ว่าต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง และควรเตรียมเอกสารเหล่านี้ยังไง คอลัมน์ “เรื่องนี้โรงเรียนไม่ได้สอน” สรุปเอกสารสำคัญที่ทุกคนควรรู้ในการสมัครเข้ามหาวิทยาลัย พร้อมวิธีการเตรียมเอกสาร วิธีดำเนินขอเอกสาร และการเซ็นสำเนามาให้ทุกคนแล้ว จะมีอะไรบ้าง ไปดูกันเลย!

เด็ก ม.6 สอบเข้ามหา’ลัย ต้องเตรียมเอกสารอะไรบ้าง ?

สำหรับเอกสารที่ใช้สำหรับยื่นสมัครมหาวิทยาลัยจะมีอยู่ไม่กี่ชนิดที่มหาวิทยาลัยกำหนดใช้อยู่เป็นประจำ ดังนี้

1. บัตรประจำตัวประชาชน

เอกสารชนิดนี้ถูกใช้แทบจะทุกรอบในระบบ TCAS ซึ่งน้องๆ สามารถเตรียมไว้ได้ล่วงหน้าเลย เพราะไม่ต้องไปทำเรื่องยื่นขอเอกสารกับทางหน่วยงานหรือโรงเรียน เราสามารถเตรียมได้เอง โดยส่วนใหญ่จะใช้เป็นสำเนาบัตรประชาชน ดังนั้น ก่อนนำไปถ่ายเอกสารพี่แป้งแนะนำว่าให้เช็กข้อมูลต่าง ๆ บนบัตรประจำตัวประชาชนก่อนว่าถูกต้อง ชัดเจน ครบถ้วนไหม หรือบัตรหมดอายุแล้วหรือไม่ ถ้าบัตรใครหมดอายุแล้วให้รีบไปทำใหม่ให้เรียบร้อย ที่สำคัญควรถ่ายเอกสารออกมาให้เห็นข้อมูลและใบหน้าชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้ข้อมูลคลาดเคลื่อน ซึ่งจะส่งผลต่อการพิจารณาของทางมหาวิทยาลัยด้วย

2. ทะเบียนบ้าน

เป็นข้อมูลที่ใช้ในรูปแบบสำเนาเหมือนกับบัตรประจำตัวประชาชนเลยค่ะ  โดยจะใช้ข้อมูลหน้าแรกของเล่มทะเบียนบ้าน ถ่ายสำเนาคู่กับหน้าที่มีชื่อผู้สมัครอยู่ หากน้อง ๆ ยื่นสมัครรอบ 2 โควตาพื้นที่ก็อาจมีบางโครงการที่กำหนดให้ใช้สำเนาทะเบียนบ้านของบิดา มารดา หรือผู้ปกครองด้วย ซึ่งน้องๆ ก็ต้องเตรียมเช่นกัน โดยทำสำเนาเหมือนของผู้สมัครเลย แค่เปลี่ยนเป็นหน้าที่มีชื่อบิดา/มารดา/ผู้ปกครอง ที่สำคัญควรถ่ายเอกสารออกมาให้เห็นข้อมูลชัดเจนที่สุด เพื่อไม่ให้ข้อมูลคลาดเคลื่อน

3. รูปถ่าย

รูปถ่าย หรือรูปติดบัตร ขนาดประมาณ 1 นิ้ว, 1 นิ้วครึ่ง หรือ 2 นิ้ว ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละรอบแต่ละมหาวิทยาลัยจะเรียกใช้ขนาดไหน ทางที่ดีถ่ายเก็บไว้ทุกขนาดได้เลย รูปถ่ายต้องเป็นรูปถ่ายหน้าตรงที่เห็นใบหน้าชัดเจน ไม่สวมหมวก หรือแว่นตาดำ ต้องอยู่ในชุดนักเรียน ชุดนักศึกษา หรือชุดสุภาพเท่านั้น ถ่ายกับพื้นหลังสีขาว ฟ้า หรือน้ำเงิน ที่สำคัญต้องถ่ายไว้ไม่เกิน 6 เดือน 

ทั้งนี้ บางมหาวิทยาลัยอาจใช้แค่ไฟล์รูปภาพ ไม่ต้องใช้รูปจริง หากเจอเกณฑ์แบบนี้ก็ต้องนำรูปไปสแกนเก็บไว้ พอถึงเวลาใช้จริงก็อัปโหลดข้อมูลในเว็บไซต์ให้เรียบร้อย สำหรับขนาดภาพ หรือประเภทของไฟล์ที่ต้องส่งให้ทางมหาวิทยาลัย รวมถึงรายละเอียดอื่นๆ พี่แป้งแนะนำให้ดูจากเอกสารประกาศรับสมัครของคณะที่น้อง ๆ อยากเข้าเพิ่มเติมอีกทีค่ะ

4. ใบ ปพ.1

ใบแสดงผลการเรียน (Transcript) เป็นเอกสารแสดงผลการเรียนของผู้เรียนในรายวิชาต่างๆ ตั้งแต่เทอมแรกจนถึงเทอมล่าสุด จะมีเกรดบอกทุกวิชา รวมทั้งเกรดเฉลี่ยสะสม ปกติใบนี้จะให้นักเรียนเมื่อสำเร็จการศึกษาเท่านั้น แต่ในกรณีที่ต้องใช้น้องๆ สามารถติดต่อห้องวิชาการหรือห้องทะเบียนของโรงเรียน พร้อมรูปถ่ายนักเรียน เพื่อยื่นคำร้องขอออกใบ ปพ.1 โดยที่น้องๆ จะต้องแจ้งเจ้าหน้าที่ด้วยว่าจะใช้ข้อมูลจำนวนกี่เทอม เช่น 4 เทอม หรือ 5 เทอม เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตรงกับโครงการรับสมัครค่ะ โดยสามารถดูได้จากระเบียบการรับสมัครของแต่ละคณะได้เลย

5. ใบ ปพ.2

 หลักฐานแสดงวุฒิการศึกษา หรือประกาศนียบัตรจบการศึกษา ใช้เป็นหลักฐานแสดงระดับวุฒิการศึกษาของน้องๆ ซึ่งจะได้รับเมื่อจบ ม.6 แล้วเท่านั้น ไม่สามารถขอล่วงหน้าได้ สิ่งสำคัญคือต้องเก็บรักษาไว้ให้ดี  เพราะใบ ปพ.2 จะออกได้แค่ครั้งเดียวเท่านั้น  ดังนั้น ห้ามทำหายเด็ดขาด ในช่วงการรับสมัคร TCAS รอบแรกๆ จะยังไม่มีเอกสารใบนี้ เด็ก ม.6 จะใช้ใช้ใบ ปพ.7 แทน เพื่อรับรองการเป็นนักเรียน แต่เด็กซิ่วต้องใช้ ปพ.2 เพื่อยืนยันว่าเราเรียนจบหลักสูตร ม.6 แล้วจริงๆ เอกสารใบนี้จะมีข้อมูลบอกว่าเราเรียนจบวันไหน หลักสูตรอะไร พร้อมตราปั๊มของทางโรงเรียน

6. ใบ ปพ.7

 เอกสารรับรองการเป็นนักเรียน เพื่อใช้ยืนยันว่าเป็นนักเรียนของโรงเรียนนั้นจริงๆ  โดยใบนี้จะใช้ในการสมัครรอบแรกๆ  เพราะยังเรียนไม่จบ ม.6  จึงยังไม่มีใบ ปพ.2 นั่นเอง ซึ่งน้องๆ จะต้องทำเรื่องยื่นขอเอกสารนี้กับทางโรงเรียน โดยเอกสารนี้จะมีอายุ 120 วัน 

7. เอกสารเปลี่ยนชื่อ-นามสกุล (ถ้ามี)

สำหรับใครที่มีการเปลี่ยนชื่อและนามสกุล ก่อน หรือระหว่างสมัครในระบบ TCAS แล้วเอกสารแต่ละชนิดชื่อ-สกุลไม่ตรงกัน ให้แนบเอกสารรับรองการเปลี่ยนชื่อ-สกุลไปด้วยทุกครั้งที่ทำการยื่นสมัคร

ถ้าไม่มีก็ข้ามไป เพราะเป็นเอกสารที่มีเฉพาะคนที่เคยเปลี่ยนชื่อ ซึ่งทางราชการจะออกมาให้เพื่อเป็นใบยืนยัน หากชื่อที่ใช้สมัครไม่ตรงกับเอกสาร แต่ไม่มีเอกสารการเปลี่ยนชื่อ ก็อาจไม่มีสิทธิ์เรียนสถาบันนั้นๆ แม้จะสอบติดก็ตาม ทั้งหมดนี้ก็เพื่อยืนยันตัวตนว่าถูกคน ไม่มีการสวมรอยนั่นเองค่ะ

8. เอกสารอื่นๆ เพิ่มเติม

 เอกสารทั้ง 7 รูปแบบที่พี่แป้งกล่าวถึงไปก่อนหน้านี้เป็นเอกสารสำคัญที่หลายมหาวิทยาลัยกำหนดให้น้อง ๆ ต้องส่ง ทั้งนี้ บางมหาวิทยาลัยอาจขอเอกสารอื่นๆ เพิ่มเติมด้วย เช่น 

• ใบเทียบวุฒิการศึกษา กรณีจบจากหลักสูตรต่างประเทศ หรือสอบเทียบวุฒิการศึกษา เช่น  กศน. หรือ GED
• ใบแสดงผลสอบวิชาเฉพาะต่างๆ (certified test result, score report) เช่น IELTS, TOEFL, SAT ฯลฯ
• ใบแสดงหลักฐานการเข้าร่วมโครงการต่างๆ เช่น ค่ายสอวน., โอลิมปิกวิชาการ ฯลฯ

เทคนิคเตรียมเอกสารอย่างไรไม่ให้พลาด!

1. หาข้อมูลว่าคณะที่อยากเข้า/รอบที่จะสมัคร ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง

เมื่อคณะ หรือมหาวิทยาลัยประกาศเกณฑ์การรับสมัครแล้ว ให้น้องๆ อ่านรายละเอียดและลิสต์ออกมาก่อนว่ามีเอกสารอะไรบ้างที่ต้องใช้ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารของตัวเอง ผู้ปกครอง รวมถึงเอกสารที่ต้องขอทางโรงเรียน หลังจากลิสต์ครบแล้วก็เริ่มจัดเตรียมในส่วนที่เราสามารถทำได้เลย เช่น การถ่ายสำเนาต่างๆ ทั้งของตัวเองและผู้ปกครอง ส่วนเอกสารที่ต้องขอกับทางโรงเรียนก็ให้ยื่นเรื่องกับทางโรงเรียน

2. ดำเนินการขอเอกสารกับทางโรงเรียน

สำหรับเอกสารที่น้องๆ ต้องขอกับทางโรงเรียน เช่น ปพ.1 และ ปพ.7  ส่วนใหญ่จะดำเนินการขอเอกสารต่างๆ ที่ฝ่ายวิชาการ หรือฝ่ายทะเบียน (ลองสอบถามกับคุณครูประจำชั้น หรือเจ้าหน้าที่ในโรงเรียนเพิ่มเติม) ซึ่งการขอเอกสารของแต่ละโรงเรียนมีระยะเวลาในการเตรียมเอกสารต่างกัน อาจจะมีตั้งแต่ 1  - 14 วันทำการ 

ดังนั้นต้องเผื่อเวลา และดำเนินการล่วงหน้าไว้ก่อน ระวังช่วงคนเยอะแล้วโรงเรียนออกให้ไม่ทัน อย่างน้อยสัก 15 - 20 วัน ก่อนใช้เอกสารให้ไปยื่นคำร้องที่โรงเรียน หากเอกสารเกิดข้อผิดพลาดจะได้แก้ไขให้ถูกต้องได้ทันเวลา ที่สำคัญอย่าลืมเช็กการสะกดคำชื่อ-นามสกุล และตราประทับโรงเรียนในเอกสารที่ควรจะมีด้วย 

3.เตรียมเอกสารไว้ 2 รูปแบบ

พี่แป้งแนะนำว่าให้น้องๆ เตรียมเอกสารทุกชนิดที่คาดว่าจะต้องใช้ไว้ 2 รูปแบบ คือ 

• แบบกระดาษ หรือถ่ายสำเนาเอกสารเก็บไว้ รวบรวมใส่แฟ้มจัดเก็บไว้เป็นสัดส่วนเวลาใช้จริงจะได้ไม่ต้องหาให้ยุ่งยาก
• แบบไฟล์ดิจิทัล อัปโหลดเอกสารเป็นไฟล์เก็บไว้ โดยเก็บเป็นสกุลไฟล์ต่างๆ เช่น .PDF/ .JPEG/ .PNG เพราะสมัยนี้อัปโหลดไฟล์ส่งทางระบบอินเทอร์เน็ตค่อนข้างเยอะ หากที่บ้านมีเครื่องสแกนก็สแกนลงคอมพิวเตอร์สร้างเป็นโฟลเดอร์เอกสารสำหรับใช้สมัครสอบได้เลยค่ะ สแกนทีเดียว ใช้ได้หลายงาน

ที่สำคัญอย่าลืมตรวจสอบความถูกต้อง และความชัดเจนของเอกสารทั้งหมดด้วยนะคะ

4.อย่าลืมเซ็นสำเนาถูกต้อง

ก่อนส่งเอกสารให้ทางมหาวิทยาลัย อย่าลืมเซ็นสำเนาถูกต้องกำกับไว้บนเอกสารที่ถูกทำเป็นสำเนาด้วยนะคะ เพื่อป้องกันผู้ไม่หวังดีนำสำเนาบัตรประชาชนไปใช้ในทางที่ผิด ไม่ว่าจะเป็นบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน หรือใบ ปพ. น้องๆ ต้องเซ็นสำเนาถูกต้อง โดยขีดฆ่าไปที่สำเนาเอกสาร เขียนว่า "สำเนาถูกต้อง" และ "ใช้สำหรับยื่นสมัครมหาวิทยาลัย......เท่านั้น" พร้อมลงลายเซ็น และวันที่กำกับไว้ โดยน้องๆ สามารถตรวจสอบจากระเบียบการรับสมัครอีกครั้งด้วยว่า ทางมหาวิทยาลัยให้เซ็นเอกสารฉบับไหนบ้าง

อย่างไรก็ตาม เอกสารบางชนิดมีกำหนดระยะเวลา หรือวันหมดอายุ ดังนั้นใครที่จะวางแผนเตรียมเอกสารล่วงหน้ายาวๆ อย่าลืมเช็กข้อมูลส่วนนี้เพิ่มเติมด้วยนะคะ  และอย่าลืมตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารก่อนยื่นสมัครกับทางมหาวิทยาลัยด้วย ที่สำคัญควรเตรียมเอกสารไว้ล่วงหน้าก่อนวันสมัครจะดีที่สุด เพราะถ้าเตรียมไม่ครบอาจทำให้พลาดโอกาสได้