บริหารเวลาให้เป็นไม่เห็นยาก ชวนรู้จักการจัดลำดับความสำคัญแบบตาราง 4 ช่อง

สวัสดีน้อง ๆ  ชาว Dek-D  ทุกคนค่ะ  ใครเคยเป็นบ้างไหมคะ  หนังสือก็ต้องอ่าน การบ้านก็ต้องทำ งานก็ต้องส่ง ไหนจะเรื่องจุกจิกอีก ในหนึ่งวันมีแต่เรื่องให้ทำเต็มไปหมด แต่ไม่รู้จะเริ่มทำอะไรก่อนดี  แป๊บ ๆ ก็หมดวันซะแล้ว วันนี้พี่  ๆ  ชาว Dek-D จึงขอนำเสนอการแบ่งเวลาด้วยเทคนิคตาราง 4 ช่อง  การจัดลำดับความสำคัญที่ใคร ๆ ก็ทำตามได้ เด็กทำได้ ผู้ใหญ่ทำดี  ชีวิตไม่ยุ่งเหยิงแน่นอน

บริหารเวลาให้เป็นไม่เห็นยาก ชวนรู้จักการจัดลำดับความสำคัญแบบตาราง 4 ช่อง

วางแผนง่ายขึ้นด้วย “To-do list”

ก่อนจะทำความรู้จักกับเทคนิคการบริหารเวลาด้วยตาราง 4 ช่อง ทุกคนต้องคิดก่อนว่า “ต้องทำอะไรบ้าง” แล้วค่อยคิดเรื่อง “ต้องทำอะไรก่อน” ดังนั้นการทำ “To-do list” หรือรายการสิ่งที่ต้องทำจะช่วยวางแผนลำดับความสำคัญได้ง่ายขึ้น แถมยังกันลืมได้ด้วย

4 Quadrants of Time Management

“4 Quadrants of Time Management” หรือ “ตารางจัดการเวลา 4 ช่อง” เป็นหนึ่งในเทคนิคการจัดลำดับความสำคัญที่แนะนำโดย Stephen R. Covey ในหนังสือ “The Seven Habits of Highly Effective People” ซึ่งเป็นหนังสือที่ได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางทั่วโลก 

Q1 : สำคัญและเร่งด่วน (Do : ทำทันที) 

งานที่ต้องทำทันทีและสำคัญมาก ยิ่งเสร็จเร็วยิ่งดี ไม่งั้นจะเกิดปัญหาหรือผลร้ายแรงตามมาแน่ ๆ เปรียบเสมือน “การดับเพลิง” (เพราะไฟลนก้นแล้วนั่นเอง)

ตัวอย่าง

• การจัดการกับวิกฤต ปัญหาเร่งด่วนหรือเหตุฉุกเฉินต่าง ๆ
• เดดไลน์ที่ใกล้เข้ามา

Q2 : สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Schedule : วางแผน)

งานที่สำคัญแต่ไม่ต้องทำทันที สามารถวางเลื่อนออกไปก่อนและค่อยวางแผนได้ Q2 เป็นงานประเภทที่ควรให้ความสำคัญอยู่เสมอ  เพราะหากละเลยก็อาจทำให้เกิดปัญหาเรื่องเวลากระชั้นชิด จนกลายเป็นงานไฟไหม้แบบ Q1 ในท่ี่สุด  ดังนั้นหากวางแผน Q2  ได้ดี ก็จะช่วยป้องกันไม่ให้เกิด Q1

ตัวอย่าง มักเกี่ยวข้องกับ “การพัฒนาตนเองและสร้างพื้นฐานที่มั่นคงสำหรับอนาคต” 

• การวางแผนเป้าหมาย/กลยุทธ์ระยะยาว
• การพัฒนาทักษะส่วนตัว
• การสร้างความสัมพันธ์
• การออกกำลังกาย

Q3 : ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Delegate : หาคนแทน)

งานที่ต้องทำทันทีแต่ไม่สำคัญมาก เป็นสิ่งที่ทำให้เราเบี่ยงเบนความสนใจ แต่จะไม่ส่งผลต่อความก้าวหน้าเท่าไหร่ ดังนั้นเราสามารถขอให้ผู้อื่นทำแทน หรือแจกงานให้คนอื่นช่วยทำก็ได้ จะได้มีเวลาโฟกัสกับสิ่งที่สำคัญกว่า

ตัวอย่าง  มักเกี่ยวข้องกับ “สิ่งแทรกเข้ามากะทันหัน”

• สายเรียกเข้า/อีเมลที่ต้องตอบทันที
• การประชุมบางครั้ง

Q4 : ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Don't do : อย่าทำ)

งานที่ไม่สำคัญและไม่ต้องทำทันที ไม่มีเหตุจำเป็นก็อย่าทำ เพราะจะเสียเวลาโดยใช่เหตุ  จนไม่มีอะไรเสร็จเป็นชิ้นเป็นอัน  ดังนั้นทุกอย่างของ Q4 ควรทำเมื่อตอนว่างและไม่มีงานค้างคาแล้วเท่านั้น

ตัวอย่าง มักเกี่ยวข้องกับ “กิจกรรมที่ไม่ส่งผลต่อเป้าหมาย หรือแค่อยากทำเฉย ๆ”

• การตอบอีเมล/รับสายที่ไม่จำเป็น
• การท่องโซเชียลมีเดีย
• เรื่องจุกจิก

เทคนิคตาราง 4 ช่องช่วยให้เราสามารถจัดการลำดับความสำคัญได้ดีขึ้น บริหารเวลาได้ง่ายขึ้น  ชีวิตมีความเป็นระเบียบเรียบร้อยมากขึ้น รู้เทคนิคดี ๆ อย่างนี้แล้ว อย่าลืมนำไปแบ่งปันต่อด้วยนะคะ รับรองว่ามีประโยชน์ต่อทุกคนค่ะ